การขายทางโทรศัพท์ แม้จะเป็นการขายที่ไม่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้าโดยตรง แต่พนักงานขายก็จำเป็นต้องอาศัยทั้งศาสตร์และศิลป์ในการพูดโน้มน้าวใจให้ ลูกค้าตัดสินใจ แทนการรอการพิจารณาและตอบกลับในภายหลัง…ซึ่ง เป็นสิ่งที่จะต้องพบเจออยู่สม่ำเสมอ โดยเฉพาะในปัจจุบันนี้ การขายทางโทรศัพท์เป็นช่องทางที่หลายองค์กรหันมาเลือกใช้กันมากขึ้น เพราะต้นทุนที่น้อยกว่าการออกไปพบลูกค้าโดยตรงแต่ก็กลับพบปัญหาที่ว่าทำไม พนักงานขายทางโทรศัพท์จึงไม่สามารถเพิ่มยอดขายได้ตามที่เป้าที่วางไว้ แต่ได้รับการตัดบทสนทนาจากลูกค้าหรือการปฏิเสธ ดังนั้นพนักงานขายควรจัดเตรียมข้อมูลก่อนที่จะมีการพูดคุยกับลูกค้าทาง โทรศัพท์ แล้วมีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องเตรียม
1. ตัวพนักงานขายเองต้องเตรียมพร้อมก่อนเป็นอันดับแรก เริ่มตั้งแต่น้ำเสียงที่ใช้ในการขาย คำพูดที่จะใช้ในการเริ่มต้นการสนทนา บทเปิดตัวก่อนการนำเสนอขาย รวมถึงการซักซ้อมก่อนที่จะมีการขายจริง และที่สำคัญพนักงานขายควรจะต้องพักผ่อนให้เพียงพอ เพราะการทำงานของพนักงานขายนั้นใช้เสียงในการพูดคุยกับลูกค้าทั้งวัน หากเราพักผ่อนไม่เพียงพอไม่เพียงแต่จะไม่มีเสียงในการพูดคุยกับลูกค้า แต่ก็อาจจะทำให้การขายในวันนั้นไม่ประสบความสำเร็จก็ได้
2. กลุ่มลูกค้าที่เราจะทำการขาย เป็นอีกสิ่งที่ถือว่าจำเป็นอย่างมาก พนักงานขายทางโทรศัพท์ควรจะต้องรู้ในเบื้องต้นว่ากลุ่มลูกค้าที่เราจะขาย เป็นกลุ่มใด ช่วงอายุเท่าไร ผู้ชายหรือผู้หญิง หรือประกอบอาชีพอะไร และสิ่งที่จำเป็นที่สุดคือก่อนที่จะกดโทรศัพท์หาลูกค้าพนักงานขายควรจะต้อง ทราบว่าลูกค้าชื่ออะไร เคยเห็นพนักงานขายทางโทรศัพท์หลายท่านเรียกชื่อลูกค้าไม่ถูกต้อง หรือไม่ชัดเจน ดังนั้นเมื่อเห็นชื่อลูกค้าที่หน้าจอของเรา ควรจะต้องอ่านทวนชื่อลูกค้าให้ชัดเจนก่อนที่จะมีการกดโทรศัพท์หาลูกค้า หรือหากว่าเรียกชื่อลูกค้าผิดพลาด ก็ควรจะกล่าวคำขอโทษลูกค้าด้วย
3. ความรู้เรื่องสินค้า สินค้าที่เราขายดีอย่างไร อะไรคือสิ่งที่จำเป็นที่ลูกค้าต้องซื้อสินค้าของเรา แล้วทำไมลูกค้าถึงจำเป็นต้องซื้อ ในฐานะพนักงานขายควรจะต้องตอบให้ได้ว่าข้อดีของสินค้าคืออะไร และควรจะเปรียบเทียบให้ลูกค้าได้เห็นว่า สินค้านั้นๆ มีประโยชน์กับลูกค้าจริงๆ ไม่ใช่เพียงแค่บอกว่า “สินค้าของเราดีจริงๆ ดีมากๆ” และหากเป็นสินค้าที่สามารถทดลองใช้ได้ หรือสัมผัสได้ พนักงานขายเองก็ควรจะได้มีการทดลองใช้ก่อนว่าสินค้านั้นๆ เป็นอย่างไร และสิ่งที่สำคัญที่สุด พนักงานขายเองก็ควรที่จะต้องรู้ว่าสินค้าของเรานั้นมีข้อเสีย หรือข้อด้อยในเรื่องใดบ้าง เพื่อที่จะได้นำข้อด้อยนั้นมาหักล้างกับข้อดีที่มีอยู่
4. คู่แข่ง การที่เราจะขายอะไรก็ตาม หากเราไม่รู้เลยว่าคู่แข่งที่ขายสินค้าประเภทเดียวกันกับเรามีใครบ้าง ผลิตภัณฑ์ของเค้าแตกต่างกับเราอย่างไร รวมทั้งข้อดีข้อเสียของผลิตภัณฑ์นั้นๆ มีอะไรบ้าง ก็อาจจะทำให้เราไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร ดังนั้นพนักงานขายจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาในเบื้องต้นว่าผลิตภัณฑ์ของ คู่แข่งแตกต่างจากผลิตภัณฑ์ของเราอย่างไร